Công thức cơ bản nhất lợi nhuận bằng doanh thu trừ đi chi phí bỏ ra. Lợi nhuận sẽ tăng khi ta tăng doanh thu hoặc là giảm chi phí. Một số trường hợp DN không kiểm soát, tối ưu chi phí còn làm cho lợi nhuận bị giảm đi. Nguy hiểm ở chổ nhiều khi chi phí gia tăng ngoài khả năng kiểm soát mà không nhận biết được. Ngoại trừ những DN có hệ thống quản lý bài bản thì mọi cái đã tối ưu, ở đây mình muốn chia sẻ với phần lớn SME mà việc quản lý kiểm soát phụ thuộc vào kế toán, cụ thể là kế toán quản trị (KTQT) rất yếu.
Thực tế thì việc tăng doanh thu không hề dễ dàng, phụ thuộc nhiều yếu tố bên ngoài mà SME không phải lúc nào cũng chủ động được. Việc kiểm soát, tối ưu chi phí là bài toán mà SME sẽ chủ động hơn. SME không chỉ kiếm được lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, mà còn kiếm được lợi nhuận từ đầu vào sản xuất kinh doanh. Một số trường hợp ta chỉ cần làm vài động tác nhỏ là đã mang lại hiệu quả không ngờ!
1. Quản lý tồn kho.
Chúng ta không bàn tới mất mát kho vì đây là trách nhiệm phải kiểm soát, hạn chế là đương nhiên. Công tác kiếm soát tối ưu chi phí là nhắm tới hao hụt “vô hình” trong tồn kho mà hệ thống không theo dõi và ghi nhận đầy đủ. Tồn kho của SME trải dài từ khâu tồn kho vật tư nguyên liệu, tồn kho trên chuyền sản xuất, cho tới tồn kho thành phẩm. Lãng phí trong tồn kho vật tư nguyên liệu là những mã vật tư bị “bỏ quên”. Vật tư chúng ta mua về để thực hiện đơn hàng nhưng mua theo lô thì thường sản xuất xong sẽ dư ra. Nếu được theo dõi thì nó sẽ được “nhớ” và được dùng tiếp khi gặp đơn hàng sau có dùng tới. Mới nghe qua thì có vẻ bất hợp lý nhưng thực tế mình đã gặp và tồn kho không nhỏ. Thêm nữa là những mã vật tư bị tồn do thay đổi kinh doanh không còn sản xuất mặt hàng dùng nó nữa hoặc dùng không phù hợp.
Tồn kho trên chuyền sản xuất là những vật tư dư ra sau một mẻ sản phẩm, một đợt sản xuất. Vật tư tồn trong sản xuất được gia công trừ hao; NVL dư ra, phế liệu thu hồi mà có thể tận dụng cho đơn hàng sau, công đoạn khác, mã hàng khác, … . Những tồn kho này nếu không có hệ thống KTQT thì hầu như sẽ không được ghi nhận cả trong quản lý tồn kho và tập hợp chi phí tính giá thành.
2. Kiểm soát hao hụt trong sản xuất
Mình cho rằng đây là cái bẫy của SME ngành sản xuất. Đặc thù SME phần lớn hệ thống máy móc công nghệ bán tự động, kém hiện đại, cộng với nguồn nguyên liệu đầu vào không luôn luôn ổn định. Từ đó dẫn tới là tiêu hao vật tư cho sản xuất rất thường không đúng theo định mức kỹ thuật. Mình thấy rằng muốn tối ưu hoá chi phí thì trước hết ta phải kiểm soát được, phải tính đủ, tính đúng thì mới nghĩ tới việc tối ưu hoá. KTQT phải kiểm soát được tiêu hao từng công đoạn sản xuất, từng mã hàng, lệnh sản xuất, … thì sau đó mới tìm ra được nhân tố cần tối ưu, cần cắt giảm, …
3. Tối ưu khâu mua hàng
Mười mấy năm trước mình công tác trong một SME sản xuất và kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ. Sếp mình khi đó học đuợc tuyệt chiêu đàm phán đặt hàng, đặt gia công từ một khách hàng. Với kỹ năng đàm phán này thì công ty mình luôn có ưu thế về giá mua/gia công so với các đối thủ trong ngành. Tuyệt chiêu đó là nhìn sản phẩm dựa vào bài toán giá thành ước tính ra ngay được giá và dùng cơ sở đó đàm phán và thuyết phục nhà cung cấp. Thêm nữa, sếp mình khi đó còn hỗ trợ các cơ sở gia công điều chỉnh cấu trúc sản phẩm để có giá thành mong muốn. Bài toán này hơi đặc thù, nhưng mình nghĩ rằng nó hữu ích với các SME có hoạt động đặt hàng gia công bên ngoài. Chúng ta có thể vận dụng số liệu, cách tính giá thành để đàm phán được giá mua tốt, từ đó tối ưu giá vốn.
Tóm lại, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt việc tăng sản lượng, tăng giá bán thì SME khó chủ động. Tuy nhiên, SME hoàn toàn có thể gia tăng lợi nhuận, gia tăng năng lực cạnh tranh thông qua việc tối ưu hoá chi phí. Kinh nghiệm thực tế mình thấy nhiều SME hệ thống quản lý chưa bài bản thì còn rất nhiều khả năng cho việc tối ưu. Đầu tư cho việc kiểm soát có khi còn mang lại lợi nhuận vì khoản tiết kiệm được lớn hơn khoảng chi phí bỏ ra.
Nguyễn Hải Tâm
